Sytuacja wyjściowa

Dwa piętra w starej kamienicy, 120 osób, otwarty plan na obu poziomach. Jedna sala konferencyjna, która była zajęta od 9:00 do 18:00 — rezerwacje sięgały trzech tygodni w przód. Większość rozmów z klientami odbywała się w kuchni, przy oknie albo po prostu przy biurku.

W anonimowej ankiecie z listopada, 68% zespołu zaznaczyło hałas jako "znaczącą przeszkodę w pracy". Dwóch deweloperów zrezygnowało i w exit interview wprost podało "niemożność skupienia" jako jeden z powodów.

Co zrobili

Zespół facility zamiast remontu wybrał trzy kabiny akustyczne:

  • Jedna Solo — do rozmów telefonicznych i krótkich calli z klientami
  • Jedna Duet — do spotkań 1:1 i rekrutacji
  • Jedna Quartet — do daily standupów i krótkich prezentacji

Kabiny postawiono w trzech różnych miejscach biura, tak żeby żaden zespół nie musiał przechodzić na drugi koniec piętra.

Co zauważyliśmy po trzech miesiącach

Po kwartale wróciliśmy do nich zobaczyć, co się zmieniło. Kilka obserwacji, które warto zapisać:

  1. Rezerwacje sali konferencyjnej spadły o 40% — większość spotkań 1:1 przeniosła się do kabin Solo i Duet.
  2. Daily standupy skróciły się — kabina Quartet wymusiła dyscyplinę, bo siedzenie w czterech osobach przez godzinę w małej przestrzeni jest niewygodne. Team leaderzy zaczęli trzymać się 15 minut.
  3. Wróciła cisza w open space — nie całkowita, ale zauważalna. W tej samej ankiecie powtórzonej w marcu, "hałas jako przeszkoda" spadł z 68% do 23%.
  4. Rekrutacja stała się prostsza — candydaci na rozmowach technicznych nie musieli już słuchać tła kuchennego albo innych rozmów.

Co by zrobili inaczej

Jedna rzecz, którą warto wspomnieć: zespół żałował, że nie zamówił od razu dwóch kabin Solo. Jedna nie wystarcza przy 120 osobach — zawsze tworzyła się kolejka, a logika "kto pierwszy ten lepszy" generowała drobne napięcia.

Druga obserwacja: kabina Quartet zaczęła być używana jako mini pokój do pracy skupionej, kiedy akurat nie było zaplanowanych spotkań. Początkowo nie takie było założenie, ale okazała się najciszszym miejscem w biurze.

Wnioski

Dla software house'u z 100+ osobami w open space, trzy kabiny są minimum. Jedna Solo nie starcza, jeśli zespół dużo dzwoni z klientami. Jedna Quartet przydaje się codziennie, bo wymusza krótkie spotkania zamiast długich dyskusji.

Jeśli jesteś w podobnej sytuacji — napisz do nas. Chętnie obejrzymy Twoje biuro i doradzimy, od czego zacząć.